Area Condivisa con Commercialista

Buongiorno,

Mi chiamo Elisa e sono titolare di un’Azienda Produttrice di Accessori Moda. Sono sempre in ritardo con la trasmissione dei documenti con la mia commercialista, anche perché trasformare i dati in PDF, salvarli e poi inviarli è un’attività tanto semplice, quanto meccanica e tediosa, finisco sempre per rimandarla a momenti di tranquillità, che però non ci sono mai.

Questi ritardi rendono difficile il coordinamento e la comunicazione efficiente, oltre che essere rischiosi. Vorrei migliorare questa situazione.

Lei conosce strumenti più snelli e immediati?

Buongiorno Elisa,

Certamente un imprenditore come Lei, indipendentemente dal campo in cui opera, ha necessità di semplificare e rendere più agevole la comunicazione con il proprio commercialista, eliminando sprechi inutili di tempo, duplicazioni inefficienti delle procedure, promuovendo, al contrario, sinergie che favoriscano una consulenza veloce ed efficace. Inoltre, le comunicazioni con il proprio consulente, oltre a favorire lo scambio di informazioni in modo veloce, debbono consentire di eliminare, direi totalmente, le possibilità di errore, derivanti ad esempio dal mancato recapito di documenti e dalla non chiara comunicazione degli aspetti contabili. A tal proposito Le consiglio di utilizzare software in grado di gestire autonomamente, in azienda, ogni aspetto contabile relativo ad essa ed, allo stesso tempo, che permetta l’ accesso al proprio Studio Commerciale per condividere, in modo sicuro, le informazioni necessarie e la documentazione in tempo reale. In tal modo, il Suo Studio potrà usufruire di funzioni specifiche  a lui dedicate per intervenire sui suoi dati aziendali, al fine di completare tutti gli adempimenti fiscali e contabili. Sicuramente, credo che quanto esposto più sopra, possa essere la soluzione migliore al fine di poter rendere più agevole e più efficace la collaborazione con il suo Studio di riferimento.

Cordiali saluti,

Business Intelligence

Buongiorno,
Sono Andrea, fondatore e direttore di una piccola, ma in continua crescita, azienda di abbigliamento con un team di 8 dipendenti. Oggi come oggi, con l’aumento dei clienti e degli ordini, le attività di monitoraggio, analisi dati e generazione di report per valutare le prestazioni aziendali stanno diventando sempre più complesse, richiedendo troppo tempo. Tutti questi processi manuali, purtroppo, non sono solo laboriosi, ma possono anche portare a fare errori. I miei dipendenti suggeriscono l’assunzione di una nuova figura che li aiuti e acceleri il lavoro, ma al momento il costo del personale di una risorsa in più risulterebbe pesante a bilancio.
Vorrei chiedere se ha suggerimenti su soluzioni o strumenti che possano aiutarci ad automatizzare queste attività. La ringrazio.

Buongiorno Andrea,

sicuramente oggi giorno le attività di raccolta dati ed elaborazione degli stessi, attraverso report aziendali, ha una importanza notevole per una azienda, oltretutto in crescita. Le informazioni che ne scaturiscono sono essenziali per gestire la crescita, evitare costi superflui, gestire il cambiamento e prendere le giuste iniziative qualora si debba superare un momento di difficoltà. Certamente occorre ricercare questo in una soluzione che consenta di avere le informazioni e le relative elaborazioni in modo rapido ed efficiente. La soluzione può essere ricercata nell’adozione di un software gestionale per la Business Intelligence che consenta di ottenere in tempi rapidi informazioni strategiche, finalizzate ad una ottimizzazione delle scelte gestionali. La scelta di un nuovo dipendente può essere, dal mio punto di vista, conseguente all’ottenimento di un incremento del volume di affari che può derivare da una migliore efficienza derivante dall’adozione di un software per la Business Intelligence.

Cordiali saluti,

Gestionale in cloud e sicurezza dei dati

Buongiorno,

mi chiamo Luca e sono il tecnico informatico di un’azienda agricola.

Per le nostre attività aziendali usiamo un gestionale del quale siamo abbastanza contenti, fatta eccezione per alcuni momenti di rallentamento.

Il nostro fornitore ci consiglia di aumentare i sistemi di sicurezza per il server che è in azienda (tutti i dati della nostra attività risiedono lì), ma onestamente non so orientarmi: lui mi dice che, in buona sostanza, una soluzione equivale all’altra, ma ho letto diverse notizie allarmanti in merito.

Lei ai suoi clienti cosa consiglia?

Buongiorno Luca,

direi che le recenti innovazioni tecnologiche in tema di software e sistemi gestionali mi consentono di consigliarti con certezza un software in cloud, accertando comunque, preliminarmente, che la software house che lo propone abbia tutti i requisiti necessari in tema di sicurezza e di qualità del software. Ammesso che si riescano ad avere tali rassicurazioni sulla software house e, contemporaneamente, che il software offerto sia di un eccellente livello, posso elencarti alcuni dei maggiori vantaggi che si possono avere con un software in cloud piuttosto che sul proprio server:

la possibilità di utilizzare il software su qualunque pc connesso in rete, conoscendo semplicemente le credenziali per potervi accedere;
l’eliminazione di rallentamenti dovuti alla macchina/server in loco, essendo necessaria solo una buona connessione internet;
la possibilità di disinteressarsi di sistemi di sicurezza contro virus e malware, in quanto è la software house che custodisce i dati in cloud e che sosterrà costi ed oneri per difendere l’integrità dei dati;
la possibilità di delegare alla software house l’onere di mantenere in sicurezza i dati attraverso propri sistemi di back up, prevedendo remoti ma non impossibili eventi di disaster recovery;
il sostenimento di minori costi di hardware, evitando server, manutenzioni relative e rinnovi delle macchine stesse;
assenza di perdite di tempo per aggiornamenti, perché è la stessa software house che li implementerà;
assenza di costi per la conservazione dei dati in uno spazio fisico perché è la software house che se ne occuperà con i propri spazi virtuali in cloud.

Queste sono solo alcune delle motivazioni che possiamo elencare a cui si aggiunge, di conseguenza, l’efficienza delle procedure e dei costi, a seguito del fatto che l’operatore può disinteressarsi di alcune indispensabili aspetti, che in tal caso, sono demandati alla propria software house di riferimento.

Spero di averti saputo dare, almeno in sintesi, qualche buon consiglio al fine di poter scegliere strategicamente un software in cloud; sta poi a te ed alla tua azienda saper scegliere la software house che sa dare le garanzie di sicurezza, efficienza e qualità necessarie.

Cordiali saluti,

Strumenti integrati per la gestione aziendale

Buongiorno,

mi chiamo Eleonora, faccio l’impiegata amministrativa all’interno di un’azienda che produce integratori alimentari. Per le attività fiscali e contabili usciamo già un gestionale, ed in più un software per fatturazione elettronica. Da qualche tempo abbiamo iniziato a vendere anche online i nostri prodotti; di conseguenza ora mi trovo a dover incrociare i dati dell’e-commerce (che impatta anche sul magazzino, ovviamente).

Sto davvero investendo tanto tempo per far “tornare tutti i conti”, ripetere meccanicamente le stesse attività e inserire gli stessi dati più e più volte.

Il mio titolare pretende da me una soluzione, ma mi trovo in difficoltà: so di soluzioni che permettono di gestire tutto in modo centralizzato, ma non so se è meglio invece chiedere di inserire un collaboratore in più, perché non so se fidarmi di uno strumento “che sa fare tutto”.

Ha un consiglio da darmi?

Buongiorno Eleonora,

le tue difficoltà le conosciamo bene, sia perché la problematica della integrazione dei dati fra più settori è ricorrente, sia perché l’e-commerce, e tutto ciò che comporta di conseguenza, lo affrontiamo giornalmente. Partendo dalla tua affermazione finale che riguarda l’opportunità o meno di inserire un nuovo collaboratore, ti suggerisco, innanzi tutto, di ricercare il miglioramento della efficienza della tua struttura amministrativa, altrimenti si rischia di caricare l’attività di eccessivi costi, diminuendo di conseguenza i margini reddituali. Per prima cosa occorre implementare un software efficiente, in grado di:

• generare la fatturazione, anche attraverso l’utilizzo del rappresentante fiscale qualora l’azienda sia ad esempio di San Marino e voglia commercializzare in Italia;
• gestire la fatturazione elettronica;
• gestire il magazzino, con la rilevazione automatica del carico e dello scarico della merce, in modo da rendere efficiente la gestione delle scorte;
• gestire gli aspetti contabili e fiscali in modo da rispettare per tempo ed in modo veloce ogni adempimento, nel rispetto delle scadenze definite dalla Legge.

Un buon software ti dà anche la possibilità di implementare una contabilità analitica che offre informazioni importantissime al fine di prendere decisioni strategiche per la vostra attività. Per riassumere, credo sia da ricercare, primariamente, un software che possa integrare tutte le attività elencate sopra; l’inserimento di un nuovo collaboratore potrà essere valutato come conseguenza del raggiungimento di una migliore efficienza, in modo da renderlo un volano per incrementare volumi di lavoro e di conseguenza di redditività aziendale.

Spero di averti saputo dare qualche spunto al fine di poter risolvere la vostra problematica

Cordiali saluti,

Controllo di Gestione

Buongiorno,
l’azienda per cui lavoro produce macchinari industriali e semilavorati. Io sono un’impiegata amministrativa.
Lavoriamo molto e per fortuna i risultati sono positivi, in linea generale. Il mio titolare mi sta chiedendo quello che sia il reale andamento dell’attività, i nostro esatti margini.
In particolare, mi chiede: come potremmo comprendere quanto guadagniamo su ogni commessa e per cliente? Ripeto: il riscontro globale è positivo, ma non abbiamo consapevolezza di cosa ci fa guadagnare e cosa no. Esistono metodologie di lavoro che possono aiutarmi a dare questa risposta al titolare?

Buongiorno Laura,
purtroppo riscontro questa problematica, che deriva sostanzialmente da una carenza di informazioni, in molte aziende, per cui cerchiamo di introdurre degli strumenti di contabilità che permettano di fare chiarezza all’amministrazione della società ed alla stessa direzione, al fine di prendere le giuste decisioni. Per certi versi il raggiungimento di risultati positivi in termini reddituali, conoscenza che deriva dalla contabilità generale, è un aspetto di per sé positivo, ma il non comprendere informazioni di marginalità sulle varie commesse, sui clienti, nonché sui singoli prodotti, è un aspetto alquanto negativo. A seguito di tale situazione, infatti, la direzione non avendo contezza di quali siano i settori, prodotti, clienti, commesse che generano margini positivi e di conseguenza quelli che generano perdite, non hanno la possibilità di prendere le giuste scelte strategiche, che non solo possono fare crescere la propria azienda, ma anche evitarne un, talvolta, lento ma inesorabile declino. A supporto di queste problematiche vi è un importante strumento, la contabilità analitica, altrimenti chiamata industriale, che insieme al budget pluriennale, costituisce la contabilità per la direzione. Pertanto ed in sintesi, la contabilità generale si riferisce ad una gestione globale, con lo scopo di dare informazioni sul risultato reddituale complessivo e sul capitale di funzionamento; la contabilità direzionale elabora informazioni analitiche per centri di costo, per prodotto, per commessa o per qualsiasi altro obiettivo informativo, permettendo alla direzione stessa di poter prendere scelte avvedute sulla base di idonee informazioni. Certamente, oggi giorno vi sono software in grado di aiutarci nella elaborazione dei dati, generando un sistema informativo integrato, che partendo dai dati inseriti nella contabilità generale permette di giungere ad informazioni di carattere analitico-industriale.
Spero di averti saputo dare qualche spunto al fine di poter risolvere la vostra problematica e nel frattempo colgo l’occasione per informarvi che il mio Studio rimane a disposizione per qualsiasi chiarimento.